EduNexus
Terug naar alle producten
GRIP - Overzicht over de apparaten en software van al je scholenNu te gebruiken

GRIP

Overzicht over de apparaten en software van al je scholen

Met GRIP weet je welke apparaten en software je scholen hebben. Je legt per apparaat de aanschafdatum, de prijs en de afschrijvingstermijn vast. GRIP rekent daarna zelf uit wanneer vervanging aan de beurt is en wat dat gaat kosten, vijf jaar vooruit en per school naast het budget. Scholen geven hun aantallen voor de aanbesteding in GRIP door, en van een goedgekeurd plan maak je een bestelling. Zo maak je een begroting die klopt, zonder een los Excel-bestand dat één persoon bijhoudt.

Neem contact op
GRIP - Overzicht over de apparaten en software van al je scholen

In het kort

  • Alle apparaten op één plek, met de vervangingsdatum al uitgerekend
  • Per jaar en per school de verwachte kosten naast het budget, vijf jaar vooruit
  • Scholen vullen hun aantallen voor de aanbesteding zelf in, met het bedrag erbij
  • Van goedgekeurd plan naar bestelling, met per school de status
  • Al je software in één register, met de verwerkersovereenkomst en de datastromen erbij

Je ziet meteen hoe het ervoor staat

Twee derde van de 412 apparaten kan nog mee, en je ziet welke soorten je hebt.

Op veel scholen staat de hardware in een Excel-bestand dat één persoon bijhoudt. Wil je weten hoeveel apparaten er bijna aan vervanging toe zijn, dan moet je gaan tellen. GRIP rekent het voor je uit zodra je de app opent. Je ziet hoeveel procent nog niet vervangen hoeft te worden, en hoe je apparaten over de soorten verdeeld zijn. Zo begin je elk overleg met dezelfde cijfers.

Uitsnede uit het GRIP-dashboard: 67% van de apparaten is nog niet aan vervanging toe, 277 van de 412, met een kleurbalk. Rechts de verdeling per type: 189 laptops voor leerlingen, 94 Chromebooks, 70 laptops voor personeel, 34 digiborden, 20 tablets en 5 printers.
Uitsnede uit GRIP: de kaart "Kosten - aandachtspunten 2026" met twee scholen. Waterlinie Oost komt 620 euro tekort (verwacht 8.920, budget 8.300), Waterlinie Zuid 290 euro (verwacht 6.990, budget 6.700).

Je weet waar het knelt

Gaat een school over haar budget voor vervanging, dan zie je dat per school en met het bedrag erbij.

Een begroting voor de hele stichting kan kloppen terwijl één school tekortkomt. Dat merk je vaak pas als de bestelling er al ligt. GRIP legt de verwachte kosten van elke school naast het budget van die school. Scholen die erboven uitkomen, staan apart bovenaan met het tekort erbij. Je kunt dus bijsturen voordat er besteld wordt.

Uitsnede uit GRIP: de datastromen vanuit de leerlingadministratie naar vijf systemen, waaronder het leerlingvolgsysteem en de oudercommunicatie, met per regel de koppeling (api of sftp) en de gegevens, zoals naam, groep en contactgegevens van ouders.

Je ziet welke gegevens waarheen gaan

Per programma staat er welk systeem gegevens ontvangt, hoe ze gaan en om welke gegevens het gaat.

In het onderwijs gaan gegevens van leerlingen van het ene programma naar het andere. Bij een vraag van ouders of bij een audit moet je kunnen laten zien welke dat zijn. GRIP houdt die stromen per programma bij. Je ziet naar welk systeem de gegevens gaan, op welke manier, en welke gegevens het zijn. Het antwoord staat dus klaar voordat iemand de vraag stelt.

De vervangingsdatum rekent zichzelf uit

Per jaar zie je hoeveel apparaten aan vervanging toe zijn, vijf jaar vooruit.

Bijhouden wanneer een laptop aan vervanging toe is, is precies het werk dat blijft liggen. In GRIP leg je per apparaat de aanschafdatum en de afschrijvingstermijn vast. Daaruit berekent GRIP zelf de vervangingsdatum. Op het dashboard zie je per jaar hoeveel apparaten aan de beurt zijn, met de aanschafprijs als indicatie van de kosten. Een druk jaar zie je zo al jaren van tevoren.

Uitsnede uit het GRIP-dashboard, "Vervanging per jaar": vijf kaarten van 2026 tot en met 2030, met 86, 60, 121, 80 en 65 apparaten en per jaar de aanschafprijs, van 43.210 tot 96.220 euro.
Uitsnede uit GRIP: de apparatenlijst gesorteerd op vervangingsdatum, met zes apparaten van vier scholen waarvan de datum in januari 2026 lag, elk met een rood waarschuwingsteken in de kolom Status.

Wat over tijd is, staat bovenaan

Zet de lijst op vervangingsdatum en je ziet welke apparaten als eerste aan de beurt zijn.

Een lijst van vierhonderd apparaten helpt je niet op weg. Je wilt weten waar je moet beginnen. In GRIP zet je de lijst op vervangingsdatum. Bovenaan staan de apparaten die over hun termijn heen zijn, met de school erbij en een rood teken. Je werkt de lijst van boven naar beneden af.

Uitsnede uit GRIP: de prognosetabel van 2026 tot en met 2030 met per jaar het aantal apparaten, een balk voor de verhouding tot het budget, de verwachte kosten en het budget. De balk van 2028 is rood: 96.220 euro verwacht tegen 88.000 euro budget.

Een begroting voor vijf jaar

Per jaar de verwachte kosten naast het budget, met een rode balk als het niet past.

Een bestuur wil niet alleen weten wat dit jaar kost, maar ook wat eraan komt. GRIP rekent de vervangingen door naar de jaren erna. Je ziet per jaar hoeveel apparaten aan de beurt zijn, wat dat naar verwachting kost en hoeveel budget ervoor staat. Komt een jaar boven het budget uit, dan wordt de balk rood. Zo onderbouw je de meerjarenbegroting zonder zelf te rekenen.

Uitsnede uit GRIP: de uitvraag "Devices 2027" voor Waterlinie Noord, met vijf soorten apparaten, per soort de prijs, het aantal en het totaal. Daaronder het totaal van 12.940 euro tegen een budgetplafond van 11.300 euro, en in rood "Boven budget 1.640 euro".

Elke school vult zelf in wat ze nodig heeft

Voor de aanbesteding geeft elke school per soort apparaat de aantallen door en ziet meteen wat het kost.

Voor een aanbesteding moet je weten hoeveel apparaten elke school nodig heeft. Vaak gaat dat via een los formulier, en tel je de antwoorden daarna met de hand op. In GRIP vult de school de aantallen per soort apparaat in. Het bedrag rekent mee, en de school ziet direct of het binnen het eigen budget past. Daarna gaat het naar de directeur en het bestuur, en tel je de scholen met één klik bij elkaar op.

Uitsnede uit GRIP: de bestellijst met zes scholen, per regel de datum, het bedrag en de status: geleverd, onderweg, besteld of concept.

Van plan naar bestelling

De vervanging van dit jaar wordt een bestelling per school, met de status erbij.

Tussen een plan en een levering zit vaak een mailwisseling die niemand terugvindt. In GRIP maak je van een goedgekeurd vervangingsplan een bestelling per school. Je ziet per bestelling de datum, het bedrag en hoe ver hij is. Krijg je een vraag over een levering, dan hoef je niet te zoeken.

Uitsnede uit het softwareregister van GRIP: drie tegels met 12 systemen in totaal, 2 systemen waarvoor actie nodig is en 3 open voorstellen uit Kompas.

Software zonder wildgroei

Eén register voor alle programma's, met bovenaan wat om actie vraagt.

Scholen schaffen software vaak los aan. Na een paar jaar weet niemand meer wat er allemaal draait. In GRIP staat elk programma in één register. Bovenaan zie je wat aandacht vraagt, zoals een verwerkersovereenkomst die nog niet geregeld is. Gebruik je ook Kompas, dan staan de wijzigingen die Kompas voorstelt hier klaar om over te nemen of af te wijzen.

Alle scholen, één overzicht

Per school het aantal leerlingen, de plaats, de locaties en de telefonie.

Bij een stichting met meerdere scholen zit de kennis vaak per school. Hoeveel locaties zijn er? Hoeveel telefoons en simkaarten lopen er? In GRIP staat dat in één tabel. Dat helpt bij een aanbesteding, bij de verzekering en bij de vraag wie je moet bellen.

Uitsnede uit GRIP: de scholentabel met zes scholen en per school de stichting, de code, het aantal leerlingen, de plaats, het aantal locaties en de telefonie, zoals 7 telefoons, 5 simkaarten, 3 eSIMs en 4 vergoedingen.

Schermafdrukken uit een demo-omgeving. Alle namen, scholen en bedragen zijn fictief.

Voor wie het regelt

Je collega’s loggen in met het schoolaccount dat ze al hebben. Je hoeft dus geen extra wachtwoorden te beheren. GRIP haalt apparaten op uit Intune, Jamf en Google, dus met de hand invoeren hoeft niet. Wijzigingen aan apparaten, software en verwerkersovereenkomsten worden vastgelegd, zodat je kunt terugkijken wie wat heeft aangepast. De gegevens staan binnen de Europese Unie.

Meer weten over GRIP of een demo aanvragen?

Neem contact op

Updates over GRIP

Andere tools van EduNexus