Privacybeleid | EduNexus

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de verwerking van persoonsgegevens via de website edunexus.nl, en voor het contact met klanten van onze applicaties (zie artikel 10), is:

EduNexus B.V.
Buitendijklaan 128, 2353 VR Leiderdorp
KvK-nummer: 42042075
Btw-nummer: NL869441115B01

Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van je persoonsgegevens kun je contact opnemen via privacy@edunexus.nl. Voor overige vragen gebruik je servicedesk@edunexus.nl.

2. Welke gegevens verzamelen wij

Via deze website verzamelen wij uitsluitend persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt via het contactformulier. Het gaat om de volgende gegevens:

Naam
E-mailadres
Organisatie (school of instelling)
De dienst waarin je geïnteresseerd bent, als je die opgeeft
Je bericht

Daarnaast leggen wij bij elke inzending een technisch logbestand aan met je IP-adres en het tijdstip van verzenden. Dat dient uitsluitend om misbruik van het formulier tegen te gaan en om te kunnen achterhalen of een bericht ons daadwerkelijk heeft bereikt wanneer de verzending mislukt. Dit logbestand wordt automatisch na maximaal één maand verwijderd (zie artikel 5).

Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en bouwen geen bezoekersprofielen op. Voor het signaleren van technische fouten en het bewaken van de beschikbaarheid van de website maken wij gebruik van foutmonitoring (Sentry). Daarbij worden geen cookies geplaatst en worden geen persoonsgegevens zoals je IP-adres bewust meegestuurd; het gaat uitsluitend om technische diagnostiek.

3. Doel van de verwerking

Wij verwerken je persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

Het beantwoorden van je vraag of verzoek dat je via het contactformulier heeft ingediend.
Het eventueel opvolgen van je contactverzoek, bijvoorbeeld door je te informeren over onze diensten wanneer dit aansluit bij je vraag.

4. Rechtsgrond

De verwerking van je persoonsgegevens via het contactformulier is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG) om contactverzoeken te kunnen beantwoorden en onze dienstverlening aan te bieden. Dit belang weegt niet zwaarder dan je privacybelangen, aangezien je zelf het initiatief neemt om contact met ons op te nemen en wij niet meer gegevens verwerken dan daarvoor nodig is.

5. Bewaartermijn

Wij bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Concreet hanteren wij de volgende termijnen:

Contactformulier-gegevens: maximaal 12 maanden na het laatste contact, tenzij er een klantrelatie ontstaat.
Technische logbestanden van het contactformulier: maximaal één maand, waarna ze automatisch worden verwijderd.
Bij een klantrelatie: gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar na beëindiging, tenzij wettelijke bewaarplichten anders vereisen.

6. Je rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

Recht op inzage (art. 15): je kunt opvragen welke gegevens wij van je verwerken.
Recht op rectificatie (art. 16): je kunt verzoeken om onjuiste gegevens te laten corrigeren.
Recht op verwijdering (art. 17): je kunt verzoeken om je gegevens te laten verwijderen.
Recht op beperking (art. 18): je kunt verzoeken om de verwerking van je gegevens te beperken.
Recht op dataportabiliteit (art. 20): je kunt verzoeken om je gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
Recht van bezwaar (art. 21): je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van je gegevens op basis van gerechtvaardigd belang.

Je kunt je verzoek indienen via privacy@edunexus.nl. Wij reageren binnen 30 dagen op je verzoek. In uitzonderlijke gevallen kan deze termijn met 60 dagen worden verlengd, waarover wij je tijdig informeren.

7. Cookies

Onze website maakt uitsluitend gebruik van functionele cookies (localStorage). Deze zijn strikt noodzakelijk voor de werking van de website en slaan geen persoonsgegevens op. Wij gebruiken geen tracking cookies, analytische cookies of cookies van derden.

Omdat wij alleen functionele cookies gebruiken, is hiervoor geen toestemming vereist op grond van de ePrivacy-richtlijn.

8. Delen met derden en verwerkers

Wij verkopen je persoonsgegevens niet en delen deze niet met derden voor commerciële doeleinden. Voor het leveren van deze website schakelen wij een beperkt aantal verwerkers in, waarmee wij een verwerkersovereenkomst sluiten conform artikel 28 AVG:

Hetzner Online GmbH (Duitsland) — hosting van de website, binnen de Europese Unie.
Google Ireland Limited (moedermaatschappij Google LLC, Verenigde Staten) — Google Workspace, voor de afhandeling van e-mail die via het contactformulier binnenkomt op onze @edunexus.nl-mailboxen.
Functional Software, Inc. (Sentry) — foutmonitoring voor het bewaken van de beschikbaarheid en het opsporen van technische fouten.
Scaleway SAS (Frankrijk) en, als uitwijk, OVH Groupe SAS (Frankrijk) — het draaien van het taalmodel dat onze medewerkers ondersteunt bij het voorbereiden van een antwoord. Zie hieronder.

Je inzending wordt daarnaast als serviceverzoek vastgelegd in EduDesk, onze eigen servicedesk, zodat wij je vraag kunnen toewijzen en opvolgen. EduDesk is geen derde partij: het is een systeem van EduNexus B.V. zelf, dat draait op onze servers bij Hetzner Online GmbH in Duitsland. Je vraag wordt door een medewerker beantwoord; wij versturen op dit kanaal geen automatisch gegenereerde antwoorden.

EduDesk ondersteunt onze medewerkers met kunstmatige intelligentie: op de achtergrond wordt alvast een concept voor een antwoord opgesteld, dat een medewerker vervolgens beoordeelt, aanpast en zelf verstuurt. Daarvoor wordt de tekst van je bericht aan het taalmodel voorgelegd. Wij gebruiken hiervoor bewust een open source taalmodel dat binnen de Europese Unie wordt gehost (bij Scaleway in Frankrijk, met OVHcloud als uitwijk). Je gegevens verlaten daarmee de EU niet en worden niet gebruikt om modellen te trainen. Een concept wordt nooit automatisch naar je verzonden: er komt altijd een mens tussen.

9. Hosting, doorgifte en beveiliging

Onze website en de bijbehorende gegevens worden gehost op servers van Hetzner Online GmbH in Duitsland, binnen de Europese Unie. Dat geldt ook voor EduDesk, waarin je contactverzoek als serviceverzoek wordt vastgelegd.

Onze e-mail verloopt via Google Workspace. Dat geldt voor mail uit het contactformulier en voor de mails die wij klanten van onze applicaties sturen (zie artikel 10). Google verwerkt dat e-mailverkeer in de Europese Unie. Google Ireland Limited is wel onderdeel van Google LLC, dat in de Verenigde Staten is gevestigd. Daarom is niet helemaal uit te sluiten dat er vanuit de Verenigde Staten toegang is tot gegevens. Daarvoor gelden passende waarborgen: de verwerkersovereenkomst van Google Workspace met de Standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie. Waar foutmonitoring gegevens buiten de EER zou verwerken, gelden dezelfde waarborgen.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging. Hieronder valt onder meer het gebruik van versleutelde verbindingen (TLS/HTTPS).

10. Klanten van onze applicaties

Dit artikel is voor contactpersonen van scholen en stichtingen die een applicatie van EduNexus gebruiken, zoals Kompas. Het gaat over het contact tussen ons en jullie als klant. Het gaat niet over de gegevens die jullie zelf in de applicatie zetten.

10.1 Wie is verantwoordelijk?

Voor de gegevens in de applicatie is de school of stichting zelf verantwoordelijk. EduNexus verwerkt die gegevens alleen in opdracht, volgens de verwerkersovereenkomst. Voor het contact met jullie als klant is EduNexus B.V. zelf verwerkingsverantwoordelijke. Daaronder valt:

de naam en het e-mailadres van beheerders, voor zover wij die gebruiken om contact met jullie te houden over de dienst;
de servicemails die wij beheerders sturen;
de contactgegevens die je invult als je jullie stichting aanmeldt;
je vragen aan onze servicedesk en onze antwoorden.

10.2 Welke gegevens gebruiken we?

Je naam en je e-mailadres.
De naam van je school of stichting.
De datum waarop jullie stichting zich aanmeldde.
Welke mail we je hebben gestuurd, en wanneer.
Of je je hebt afgemeld voor onze mails, en wanneer.
Als je ons mailt of op een mail antwoordt: je bericht en ons antwoord.

Je e-mailadres komt uit de aanmelding, of van de collega die je als beheerder uitnodigde. Voor de mails in artikel 10.3 kijken we niet naar wat je in de applicatie doet. We sturen ze alleen op basis van een datum: die van de aanmelding, of die van onze vorige mail.

10.3 Waarvoor gebruiken we ze, en op welke grond?

Servicemails bij de start. Begint jullie stichting met Kompas, dan sturen we de beheerders twee mails: na ongeveer een week en na ongeveer twee weken. Werkte jullie stichting al met Kompas voordat we deze mails invoerden? Dan krijgen de beheerders dezelfde twee mails één keer, met minstens een week ertussen. We vragen of het inloggen gelukt is en of je vragen hebt. Hierin staat geen reclame. De grond is ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): wij willen nieuwe klanten goed op weg helpen. Dat weegt niet zwaarder dan je privacy. Het zijn een paar korte mails over een dienst die jullie al gebruiken, ze stoppen vanzelf, en je kunt je altijd afmelden.
Eén mail over wat Kompas nog meer kan. Na ongeveer vier weken kan de persoon die de stichting heeft aangemeld één mail krijgen over wat Kompas nog meer kan, ook in de betaalde versie. Dat is reclame. We sturen die mail alleen aan eigen klanten, alleen over Kompas zelf, en alleen als je bij de aanmelding kon aangeven dat je zulke mail niet wilt, en dat niet hebt gedaan. Dat is de uitzondering voor eigen klanten in artikel 11.7 lid 4 van de Telecommunicatiewet. Andere beheerders krijgen deze mail niet. Stichtingen die zich aanmeldden voordat die keuze op het aanmeldformulier stond, krijgen hem ook niet.
Je vragen beantwoorden. Mail je onze servicedesk, of antwoord je op een van onze mails, dan gebruiken we je bericht om je te helpen. De grond is ons gerechtvaardigd belang om vragen van klanten te beantwoorden.

Mails die je nodig hebt voor je account, zoals een nieuw wachtwoord, een uitnodiging of een melding over beveiliging, horen hier niet bij. Die krijg je altijd, ook als je je afmeldt.

10.4 Wie verstuurt de mails en wie leest je antwoord?

Google Ireland Limited (Google Workspace) verstuurt de mails voor ons. Ook onze mailboxen staan bij Google. Zie artikel 9 over doorgifte.
Antwoord je op een mail, dan komt je bericht bij EduDesk, onze eigen servicedesk. EduDesk draait op onze servers bij Hetzner Online GmbH in Duitsland.
In EduDesk kan een taalmodel een antwoord voor ons maken. Dat is een open source taalmodel dat binnen de Europese Unie draait, bij Scaleway SAS in Frankrijk (met OVHcloud als uitwijk). Je bericht wordt niet gebruikt om modellen te trainen. Is het taalmodel zeker van zijn antwoord, en haalt het dat uit onze eigen handleidingen? Dan kan het dat antwoord zelf naar je sturen. Onder zo'n mail staat altijd dat het antwoord automatisch is gemaakt. Twijfelt het taalmodel, dan maakt het alleen een concept, en dan stuurt een medewerker het antwoord. Laat je weten dat je vraag is opgelost, dan kan het taalmodel de melding sluiten. Wil je liever een medewerker? Antwoord dan op de mail. Dan neemt een collega het over.
De antwoorden van onze servicedesk versturen we via Scaleway SAS in Frankrijk.

Met al deze partijen hebben we een verwerkersovereenkomst. Schrijf in je bericht liever geen gegevens over collega's of leerlingen die we niet nodig hebben.

10.5 Hoe lang bewaren we het?

Naam en e-mailadres van een beheerder: zolang je een account in de applicatie hebt.
Contactgegevens uit de aanmelding: zolang jullie stichting een omgeving in de applicatie heeft.
Welke mail we wanneer stuurden, en de afmeldlink in die mail: 12 maanden na het versturen.
Je afmelding: we bewaren je e-mailadres en de datum van afmelding zolang dat nodig is om je geen mail meer te sturen. Voor iets anders gebruiken we die gegevens niet.
Je vragen en onze antwoorden: zoals bij een klantrelatie in artikel 5.

10.6 Je rechten, bezwaar en afmelden

Je hebt dezelfde rechten als in artikel 6. Twee dingen willen we hier apart noemen.

Bezwaar tegen de servicemails. Wil je de servicemails uit artikel 10.3 niet meer? Dan mag je daar altijd bezwaar tegen maken. We stoppen er dan mee.
Bezwaar tegen reclame. Tegen mail over wat Kompas nog meer kan, mag je altijd bezwaar maken (artikel 21 lid 2 en 3 AVG). Dat recht is absoluut: we stoppen direct, zonder afweging en zonder uitzondering.

Afmelden doe je via de link “Afmelden” onderaan elke mail. Je hoeft daarvoor niet in te loggen en het is gratis. Je kunt ook mailen naar privacy@edunexus.nl. Je afmelding geldt voor al deze mails. Mails die je nodig hebt voor je account krijg je wel.

10.7 Contact

Voor vragen over onze applicaties mail je naar servicedesk@edunexus.nl. Voor vragen over je gegevens gebruik je privacy@edunexus.nl. Stuur je een verzoek over je gegevens naar de servicedesk, dan behandelen we het ook.

11. Klacht indienen

Indien je van mening bent dat wij niet zorgvuldig omgaan met je persoonsgegevens, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie vind je op autoriteitpersoonsgegevens.nl.

12. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij substantiële wijzigingen zullen wij dit duidelijk vermelden.